Ricevere continuamente mail e telefonate e scandire la giornata lavorativa a suon di riunioni certamente provoca stress e perdita di concentrazione. Del resto, per molti di noi i ritmi appena descritti rappresentano la prassi durante le ore che trascorriamo in ufficio. Abbiamo letto un interessante articolo sul sito thebizloft.com, molto utile per superare questo tipo di ostacoli.

Come combattere lo stress sul luogo di lavoro, soprattutto nell’era del multitasking? Ecco qualche semplice regola.

1. Ritagliatersi del tempo prezioso per se stessi, pianificando gli obiettivi quotidianamente e settimanalmente.

2. Livellare l’arrivo dei lavori: favorisce la fluidità e le prestazioni intellettuali. Lo stesso principio vale quando predisponiamo le nostre giornate, prevedendo delle pause sensate fra un’attività e l’altra.

3. Minimizzare la quantità delle attività in corso. Se diminuiamo il numero di attività su cui ci stiamo concentrando, nella singola porzione di tempo, sicuramente favoriremo non solo la fluidità, ma soprattutto il completamento delle attività stesse. In pratica dovrete sforzarvi di suddividere tutto in piccoli pezzi e muovervi sempre e a piccoli passi.

4. Ridurre le dimensioni delle attività. Il tempo medio che ogni persona può impegnare con la massima produttività intellettuale non supera i settantacinque minuti. Il consiglio? Suddividere, ad esempio, le proprie attività in blocchi della durata massima di un’ora, escludendo per quell’ora tutto il resto, ritrovando la capacità di concentrarsi su una sola cosa per volta. Le pause dovranno durare circa quindici minuti, per rigenerarsi e predisporsi a un altro blocco ad alta concentrazione.

5. Stabilire cadenze regolari nei team di lavoro. All’interno del team di lavoro cercate di far accadere quante più cose possibili in maniera routinaria, per combattere l’eccessiva variabilità degli input e degli output legati alle persone coinvolte in un progetto.

6. Pianificare risultati e non attività. Non basta introdurre momenti routinari in cui il team si incontrerà, ma è importante impostarli non soltanto per discutere o fare delle attività, ma per verificare i risultati intermedi delle singole attività.

7. Pull Planning. Ogni risorsa coinvolta nel progetto risponde ai bisogni dei propri clienti interni ed esterni e dovrebbe produrre solo ciò che gli viene richiesto, quando gli viene richiesto. Questo facilita la comunicazione e l’efficacia.

8. Evitare i sovraccarichi. Avere sempre sotto controllo il nostro livello di sovraccarico e quello dei nostri collaboratori, se vogliamo mantenere alte le prestazioni.